Wissenswertes über die automatische Löschung von Dokumenten
In jedem vernünftig konfigurierten C3000 System finden sich Regeln, die sich um das automatische Löschen von Ein- und Ausgangsdokumenten (Faxe, Voicemails, SMS) kümmern. Gibt es diese Regeln nicht, werden Dokumente so lange aufbewahrt bis die Datenbank voll ist … und das System unweigerlich ausfällt.
Es gibt 3 grundsätzliche Arten von Regeln, die sich entweder um Neueingänge, gelesene Dokumente oder abgeschlossene Sendeaufträge kümmern, siehe C3000 Webadmin > Allgemein > Globale Routingregeln.
Wie lange Dokumente gespeichert werden sollen, hängt von Ihren individuellen Gegebenheiten ab, jedoch sollte man den Zeitraum nicht über die Maßen lang auslegen.
Sinnvolle Werte aus der Praxis sind hier ca. 30 – 60 Tage, denn Ältere Dokumente haben nach Ablauf dieser Zeit vermutlich an Relevanz verloren. Zudem: zur Langzeitspeicherung von Dokumenten bieten sich Archivsysteme an – C3000 arbeitet hier problemlos mit diversen Lösungen zusammen.
Die Regeln können selbstverständlich auch explizit auf den Dokumententyp (Fax, Voicemail, SMS, Exchange, Notes, SAP, etc.) abgestimmt werden und je nach Status des Dokumentes variieren (Eingänge: neu / gelesen, bzw. Ausgänge: erfolgreich versendet / fehlerhaft)
Nehmen wir hier als Beispiel mal eine Löschregel für Eingänge unter die Lupe:
Die Optionen der Regeln sind vielfältig und lassen sich frei nach Belieben einstellen. Bitte bedenken Sie in Ihrer Kreativität, dass keinerlei automatische Prüfung der Logik Ihres Regelwerkes erfolgt – daher beziehen Sie im Zweifelsfall bitte einfach den Techniker Ihres Vertrauens in Ihre Aufgabenstellung ein.
Die Regeln gelten nach der Erstellung für zukünftige Aufträge. Bereits in der Datenbank abgelegte Dokumente werden von der Änderung einer Regel nicht beeinflusst.